De Covid-19 pandemie dwong veel bedrijven om over te stappen op werken op afstand. Philips deed dat ook. In een ongelooflijk korte tijd verruilde bijna het voltallige personeel de kantoorcabine voor thuis. Om hun werknemers in deze uitdaging tegemoet te komen, ontwikkelde de HR-afdeling van Philips een innovatief ondersteuningssysteem. Philips develop@home helpt medewerkers om hun persoonlijke effectiviteit en vitaliteit op het werk te behouden. Relevance is vereerd partner te zijn geweest in dit project om samen met Philips de verbetering van energievaardigheden te faciliteren.
Als grote internationale onderneming heeft Philips zeker de uitdagingen gevoeld die deze transitie met zich meebrengt. Fank Visser, HR cluster manager van Employee & Social Sustainability bij Philips, erkent dit: "Onze teams moesten omschakelen van samenwerken op kantoor naar volledig online werken. Deze verschuiving vereiste het voor de hand liggende thuiskantoor, maar ook een nieuwe balans tussen werk en privé. Er ontstonden nieuwe onderwerpen, denk aan beweging en energiemanagement. De overgang naar werken op afstand veranderde de manier waarop we mensen managen. Tegelijkertijd gingen veel projecten gewoon door.
Ontwikkeling en ondersteuning op afstand
Hoe gaat zo'n grote werkgever als Philips om met deze ingrijpende en snelle veranderingen? Frank legt uit: "Philips biedt diensten aan om de gezondheid en het welzijn van mensen te bevorderen en te verbeteren. Dat willen we ook uitstralen naar onze eigen mensen." Om dit te bereiken creëerde hun HR-afdeling het develop@home-initiatief: een selectie van gezondheids- en welzijnsinterventies ter ondersteuning van Philips-medewerkers die thuiswerken. Als expert in power skills werkte Relevance samen met Philips om deze aan te bieden via het online leerportaal van het bedrijf. Frank legt uit: "Jaarlijks maken meer dan 5.000 medewerkers gebruik van de bestaande portal. Na afronding van het develop@home-pogram hebben we een nieuwsbrief verstuurd om alle medewerkers en managers in Nederland te informeren. We wilden zoveel mogelijk mensen bereiken."
Seminars over werken op afstand en online workshops
Sommige aspecten van het develop@home-programma waren al in niet-digitale vorm geïmplementeerd. Andere elementen werden vanaf nul ontwikkeld, zowel door Philips als door samen te werken met Relevance. "Toen we besloten of we een bepaald materiaal wilden opnemen, vroegen we ons af: kan het snel worden omgezet in online leercontent?" legt Frank uit. "Om dit te bereiken, riepen we de hulp in van onze bestaande partners. Het was cruciaal om snel te handelen, zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit. We waren blij dat we konden vertrouwen op de expertise van onze partners. En met Relevance is dat een gegeven: blended learning zit in je DNA."
"De crisis leert ons anders te kijken naar persoonlijke ontwikkeling."
Voor de grote overstap naar online leren bestond het meeste trainingsmateriaal dat Philips te bieden had rondom duurzame fitheid voor werk en vitaliteit uit face-to-face en conventionele trainingen. Vanwege de uitdagingen die de pandemie met zich meebracht, werden deze snel omgezet naar virtueel leren. Sommige workshops waren gemakkelijk over te zetten naar een online omgeving, andere riepen nieuwe vragen op, zoals de timing. Hoe kunnen we informatie effectief overbrengen zonder mensen uit te putten? Zoals we inmiddels allemaal weten, kost online communicatie meer energie dan offline gesprekken.
Daarom ontwikkelde Philips ook nieuwe middelen, naast de bestaande. HR creëerde seminars over werken op afstand. Met deze interactieve zelfstudiepagina's kunnen werknemers in hun eigen tempo en tijd over verschillende onderwerpen leren. Relevance hielp bij het creëren van nieuwe online cursussen en workshops over energiebeheer en veerkracht. Dergelijke cursussen helpen bij het behouden van vitaliteit op het werk en persoonlijke effectiviteit. Om deze factoren te combineren werd in april het focuspunt van het develop@home programma gelanceerd: de work@home scan
De work@home scan
Relevance ontwierp de work@home-scan om alle Philips-medewerkers te ondersteunen bij het zo soepel mogelijk thuiswerken. "Omdat we van medewerkers verwachten dat ze hun werk blijven doen, zelfs in deze uitdagende tijden, willen we ze helpen bij de overgang van de oude naar de nieuwe manier van werken. Met deze scan kunnen werknemers alles overzien waar ze aan moeten denken om gezond en effectief te blijven als ze thuiswerken. Het omvat een feedbackrapport, gevolgd door coaching, wat ons helpt om persoonlijke ontwikkeling, aanpassingsvermogen en vitaliteit te bevorderen."
Na het aanvragen van de work@home scan via het leerportaal, vullen medewerkers de quick scan in via een formulier en bespreken vervolgens hun resultaten met een coach in een online sessie. De scan houdt rekening met verschillende aspecten van thuiswerken. Bijvoorbeeld de fysieke werkomgeving, de balans tussen werk en privé, de levensstijl en de relaties met collega's en managers. Na het invullen van de scan ontvangt de medewerker een feedbackrapport. Dit geeft een overzicht van welke elementen van het werken op afstand goed gaan en welke aspecten voor verbetering vatbaar zijn.
Duurzame ontwikkeling door coaching
Deze resultaten worden besproken in een online coachingsessie. Samen nemen ze de bevindingen onder de loep en bespreken ze de mogelijkheden die de medewerker heeft om zelf positieve veranderingen door te voeren en wat zijn manager kan doen om deze veranderingen te faciliteren. "Dit is een cruciaal onderdeel van de scan", zegt Frank. "Het is de taak van de coach om te helpen bij het interpreteren van de resultaten. Door de resultaten van de medewerker direct met hem of haar te bespreken, kunnen specifieke vervolgacties worden geformuleerd, met enorme verbeteringen als resultaat." Dergelijke vervolgacties kunnen simpelweg bestaan uit het verbeteren van de thuiskantoorruimte of deelname aan specifieke virtuele workshops over het onderwerp van de behoeften van de medewerker. Vier weken later wordt er opnieuw een feedbacksessie gepland. Tijdens deze follow-up sessie worden de ondernomen acties geëvalueerd om er zeker van te zijn dat de scan een blijvende gedragsverandering teweegbrengt en het welzijn van de Philips-medewerkers verbetert.
Gezond en effectief thuiswerken
Frank is optimistisch over de toekomst: "Ik geloof echt dat de ervaring die we nu opdoen zal leiden tot werken op afstand in de toekomst. Deze nieuwe wereld waarin we leven, met sociale afstand, nieuwe uitdagingen en vaardigheden, benadrukt het belang om meer aandacht te besteden aan gezond en effectief blijven tijdens het thuiswerken. Bovendien is het cruciaal om onze medewerkers te blijven faciliteren om zichzelf te blijven ontwikkelen, ook als ze op afstand werken."
Om dit mogelijk te maken is het aanbieden van interne diensten zoals de work@home scan een sterke vereiste voor het effectief functioneren van HR-afdelingen. Met het develop@home programma is Philips in staat om een nieuwe manier van onderwijzen en ondersteunen van hun medewerkers aan te bieden. Frank zegt: "Dit programma is ontstaan vanwege de pandemie. Nu zien we de voordelen van online leren die we ons een paar maanden geleden nooit hadden kunnen voorstellen".
Bent u benieuwd hoe Relevance uw organisatie kan ondersteunen?
