Talentontwikkeling dankzij vertraging bij UMC Utrecht

UMC Utrecht ondersteunt medewerkers met een blik naar binnen

UMC Utrecht en Relevance ontwikkelden samen een talent development programma voor jonge academici. Een groep van 24 wetenschappers (arts-onderzoekers, assistant professors en post-docs) uit verschillende disciplines werd geselecteerd. Hen werd de ruimte geboden om na te denken over hun persoonlijke ambities, doelen en ontwikkeling. Deelnemers vergrootten hun persoonlijk leiderschap via zelfkennis en zelfreflectie: Hoe neem ik persoonlijk leiderschap? Hoe achterhaal ik wat mijn wensen zijn voor de toekomst? Welke stappen moet ik zetten om deze te realiseren?

Een mooie afwisseling met de dagdagelijkse inhoudelijke en theoretische zijde. Stilstaan bij de persoonlijke kant, het menselijke aspect, gebeurt weinig in het wetenschappelijke veld, vertelt Adviseur Talentontwikkeling bij UMC Utrecht, Myriam van Wijk. Dit talentprogramma heeft als doel daar verandering in te brengen.

De organisatie wil medewerkers ondersteunen bij het identificeren van hun intrinsieke motivatie en de daarbij behorende wensen, behoeften en verlangens door middel van een talent-development programma. Myriam: “Wetenschappers krijgen veel theoretische training, maar hebben in het algemeen weinig ervaring met zelfkennis en zelfreflectie. In de waan van de dag, is het lastig hier tijd voor te vinden. We willen ze helpen te ontdekken wat hen écht drijft zodat zij zich daarop kunnen versterken.” In dit talent-development programma leren deelnemers hun ideeën en ambities te formuleren tot een ‘wat’ en een ‘waarom’. Tenslotte worden ze ondersteund in het ‘hoe’: welke stappen neem je om je ambities te vervullen?

Verbinding over de breedte

De wetenschap verandert snel. Grote organisaties als UMC Utrecht en haar medewerkers veranderen mee. Naast het ondersteunen van wetenschappers’ persoonlijke ontwikkeling, is een tweede streven van het programma het creëren van onderlinge verbinding over de hele breedte van de organisatie. Dit multidisciplinaire aspect is erg waardevol voor deelnemers en organisatie: nieuwe inzichten ontstaan dankzij het combineren van perspectieven. Het talent-development programma brengt wetenschappers uit verschillende specialisaties met elkaar in contact. Zo delen zij kennis, ervaringen en uitdagingen met elkaar. Myriam: “Dit is een belangrijk tweede doel van het talentprogramma, vooral in zo’n competitieve wereld als in de wetenschap.”

Aansluiting organisatie- en leefcultuur

De universiteit en zorgbranche hebben (leef)werelden met ieder een specifieke cultuur. Daarom is het van groot belang dat het talent-development programma naadloos aansluit op de leefwereld van de deelnemers én organisatie. Myriam: “Het gaf veel vertrouwen dat Relevance al jaren ervaring heeft binnen de wetenschappelijke branche, specifiek gericht op universiteits- en zorginstellingen. Daardoor durfden we met hen aan de slag te gaan. In onze sector zijn medewerkers gewend in een hoog tempo kennis tot zich te nemen en te verwerken.”

Daarom was het in desbetreffend programma noodzakelijk om eerst te vertragen. Deelnemers worden uitgedaagd tot zelfreflectie: eerst stilstaan om vervolgens vooruit te komen. In het talent-development programma gaan zij direct aan de slag om zichzelf beter te leren kennen, samen met hun ambities, wensen en verlangens. Gebaseerd daarop zijn ze in staat om krachtige keuzes te maken en stappen te zetten.

Deelnemers richten zich in het programma op zichzelf (persoonlijke leiderschap via power skills) in plaats van hun dagdagelijkse focus op theorie en wetenschappelijke kennis (hard skills). Een grote uitdaging. “De trainingen en bijeenkomsten moesten enerzijds interessant en uitdagend genoeg zijn, maar anderzijds niet worden gevoeld als een college om te verwerken. In tegendeel: het programma moest hen juist uitnodigen tot reflectie. Het motto werd daarom ‘Less is more,’” legt Myriam uit.

Zo is tijdens de eerste 1,5 trainingsdag gefocust op persoonlijk leiderschap. Hier leerden deelnemers hun persoonlijke waarden kennen: hetgeen zij belangrijk vinden in het leven. Dit werd gedaan middels een ‘peak ervaring’ oefening. Hierin leggen deelnemers aan elkaar uit op welk moment zij nu écht in een flow zaten. Waar het voelde alsof alles samenkwam, zij optimaal functioneerden en zich goed voelden. Een moment waarop zij met trots en tevredenheid terugkijken. Zo’n moment zegt vaak veel over welke waardes iemand belangrijk vindt. Voorbeelden hiervan zijn teamwork, autonomie, het behalen van resultaat, samenwerking en vrijheid. Dit zegt dan vaak veel over welke richting iemand op zou willen gaan met hun werk en leven. Dat is een mooie basis om vervolgstappen voor te bedenken.

Samen kom je verder

De gebundelde krachten van de consultants en trainers van Relevance en medewerkers van UMC Utrecht zorgden voor een mooi programma. Dit co-creatieproces vond vanwege de lockdown volledig online plaats. Het programma zelf is gedeeltelijk online en op locatie uitgevoerd. Dit ging verbazingwekkend goed, vertelt Myriam: “De trainingsbijeenkomsten draaiden vooral om reflectie, toepassing en nieuwe vaardigheden. We vonden het heel belangrijk dat deelnemers echt praktisch aan de slag gingen. De bijeenkomsten moesten kernachtig zijn. Theorie en kennis werden in het online leerportaal geplaatst, in de sessies zelf werd vooral geoefend en gereflecteerd.” Zo werd tijdens de presentatietraining gewerkt met het oefenen van het vertellen van je verhaal in verschillende ‘gears’. Zoals je in een auto rijdt, is het ook belangrijk om tijdens een presentatie af en toe van ‘gear’ te veranderen: te schakelen van versnelling één naar drie en andersom. Hier oefenden deelnemers in kleine groepjes mee. Met de ontvangen feedback zagen ze waar hun kracht en verbeterpunten liggen in hun presentatieskills.

“Deelnemers leerden niet alleen zichzelf en elkaar beter kennen, maar ook de breedte van UMC Utrecht.”

Myriam van Wijk, Adviseur Talentontwikkeling UMC Utrecht

Wat volgens Myriam goed werkte was de combinatie van trainingen vanuit Relevance en onderdelen gegeven vanuit UMC Utrecht zelf. Veel power skills trainingen (effectief communiceren en presentatie- en onderhandelvaardigheden) werden gecombineerd met een expert dialoog van iemand uit het UMC Utrecht zelf. Op die manier werd het verband en de expertise tussen het programma en verschillende onderdelen van UMC Utrecht gelegd. Voor deelnemers was het waardevol om te horen wat voor ervaringen meer senior collega’s uit de wetenschap hebben en welke ondersteunende afdelingen beschikbaar zijn. Myriam: “Het was een win-win situatie. De deelnemers leerden niet alleen zichzelf en elkaar beter kennen, maar ook de breedte van het UMC Utrecht. Zo creëren zij een netwerk in de gehele organisatie. Collega’s werden sparring partners en mentoren, op het gebied van werk én welzijn, omdat ze elkaar wegwijs kunnen maken maar ook een realitycheck kunnen bieden bij uitdagingen.”

Dit was een mooie bijvangst van het talent-development programma. Het grootste streven van het programma was het bieden van ruimte aan deelnemers om zichzelf te leren kennen en stil te staan bij hun kracht en ambities. Vervolgens leerden zij hun ambities duidelijk te definiëren en de stappen te zetten om deze te bereiken. Zo maken ze krachtige loopbaankeuzes. De wens vanuit UMC Utrecht was om op deze manier netwerken te bouwen, zodat het verspreid als een olievlek over de organisatie. En met succes: het eerste traject is inmiddels bijna afgerond en binnenkort starten drie nieuwe groepen. Myriam, de trainers en de deelnemers zijn enthousiast: “Ik merk dat deelnemers enthousiast aan de slag gaan met zichzelf. Ze benutten de ruimte die ze krijgen om te ontwikkelen en merken: deze dag gaat over mij.”

De blauwdruk is er

In toekomstige trajecten worden enkele aanpassingen doorgevoerd, maar de basis is goed, vertelt Myriam. “De volgorde verandert ietwat, een bepaald denkproces wordt eerder in gang gezet, we gaan kijken wat werkt. Dat is juist leuk: de blauwdruk is er, we gaan nu bijschaven. Met meer en grotere groepen verandert het accent. We zorgen er absoluut voor dat het persoonlijke aspect van het programma blijft.”