Verbinden is een werkwoord: de kansen van hybride werken

Een term die we tegenwoordig veel tegenkomen binnen en buiten organisaties is verbinding. Verrassend is dat niet, want verbinding zorgt voor meer werkgeluk. Dit vergroot creativiteit en innovatie en vermindert verloop en verzuim. Met resultaat in de verkoopcijfers. Klinkt aantrekkelijk. Hoe bepalen we dan eigenlijk wat we moeten doen om ons werkgeluk te vergroten? Relevance is een partnerschap aangegaan met BOOSTchamps, specialisten in ‘eigentijds werken’. Samen ontwerpen we leerreizen speciaal voor organisaties die hun medewerkers effectiever en met meer plezier willen laten samenwerken, zowel hybride als asynchroon. We spraken Joyce Datema en Kiki Goedemondt van BOOSTchamps over (samen)werken leuk maken en verbonden blijven vanaf verschillende locaties: hoe doen we dat?

Grenzeloos verbonden

Waar de ene collega graag werkt op afstand, geeft de ander voorkeur aan besprekingen op kantoor. Relevance en BOOSTchamps helpen organisaties om een manier van samenwerken te vinden én te concretiseren die iedereen past. Tijdens de lockdowns was het geen kwestie van kiezen: iedereen moest thuiswerken. Tegenwoordig ligt dit anders. Werkplekken wisselen, meetings zijn online, offline of zelfs een mix daarvan. De technologische kant van het videovergaderen hebben de meesten inmiddels wel onder de knie, zegt Joyce: ‘Uitdaging van het hybride werken van nu is echt de onderlinge verbinding, de cohesie. De zorg zit nu vooral bij managers: “Hoe houd ik het team bij elkaar?”’

Kiki benadrukt de gelaagdheid van het begrip. ‘Verbondenheid heeft verschillende niveaus: tussen medewerkers, binnen teams, op organisatieniveau en buiten de organisatie om. Deze lagen zijn allemaal belangrijk en vergen allemaal aandacht.’ Het begint bij praten. Joyce vertelt lachend dat we allemaal het “echt” goede gesprek willen voeren. ‘Maar praten is wel waar verbondenheid start,’ vervolgt ze. ‘Wat vaak mist is waar we nu eigenlijk aan en voor werken. Dat zit natuurlijk in de missie van de organisatie, maar als je dat afpelt naar beneden, naar teams, dan hebben zij ook hun eigen stuk dat bijdraagt aan het hogere doel. Vraag je je collega’s waar ze nu eigenlijk voor en aan werken, dan hoor je vaak verschillende verhalen.’

Nieuwe mogelijkheid tot kwaliteit

Aandacht voor verbinding op de werkvloer heeft dankzij het gedwongen hybride werken een impuls gekregen, maar is geen nieuw begrip. ‘Al voor de pandemie waren er zorgen en was het niet altijd zoals het moest zijn,’ vertelt Joyce. ‘Toen vlogen mensen ook in en uit en was er weinig tijd om met elkaar te socializen.’ In die zin zien de BOOSTchamps ook een voordeel van de huidige periode. Kiki: ‘Het is nu alleen maar een kans dat verbondenheid meer aandacht krijgt. Zo kan het op een kwalitatief hoogwaardige manier vorm en invulling krijgen.’

Dus wat kunnen we nu doen? BOOSTchamps tippen:

• Faciliteer managers in het voeren van het échte gesprek met hun team. Veel blijft onbewust en onbesproken. Vooral de ongemakkelijke onderwerpen komen niet 1-2-3 op tafel. TeamBOOST kaartspel helpt hierbij.
• Zorg voor een organisatiebrede visie op eigentijds werken. Zo zitten directie, managers en werknemers op één lijn en kunnen teams vorm geven aan het HOE.
• Pas het opleidingsaanbod aan. Hybride werken vraagt om andere competenties. Denk aan het kunnen omgaan met samenwerktools, het organiseren van hybride meetings, leidinggeven op afstand, etc. Bied het actief aan: medewerkers hebben zelf geen beeld van wat zij missen of nodig hebben om eigentijds te kunnen werken.
• Spits de inhoud van personeelsgesprekken toe op wat nodig is om succesvol hybride samen te werken. Onderwerpen kunnen zijn: benodigde skills en de eigen bijdrage aan sociale cohesie binnen het team.
• Beschrijf in de vacatureteksten hoe je organisatie hybride werken omarmt en wat dat betekent voor de betreffende job.

De mythe van hybride werken

De truc is dus: bied tijd en ruimte voor het gesprek. Faciliteer! Zo verbetert de kwaliteit van de samenwerking en daarmee ook het opgeleverde werk. Hybride werken is namelijk meer dan een deel op kantoor en een deel thuis werken. Joyce vertelt: ‘Je ziet dat veel vergaderingen in de pandemie werden gekopieerd van offline naar online. Makkelijk, maar dat zijn tegelijkertijd enorme energievreters. Dat is zonde, want het kan anders en zoveel beter.’

Er zijn veel voorbeelden van tools die samenwerken efficiënter en leuker maken. BOOSTchamps tippen online samenwerkingsborden zoals Trello of Microsoft Planner. Zo is er meer overzicht en wordt voortgang makkelijk gedeeld. Nog fijner: deze aanpak vereist minder overleg en dus minder bel- en mailverkeer. Op deze manier blijft er meer tijd, ruimte en energie over voor contact tussen collega’s die de samenwerking daadwerkelijk bevordert. Joyce is fan van de huddle: een dagstart van een kwartier om elkaars verwachtingen, hulpvragen en taken te bespreken.

Praktische versus sociale verbondenheid

Zulk contact draagt bovendien bij aan de informele verbondenheid. Waar formele en praktische verbondenheid natuurlijk belangrijk is voor de productiviteit van werken, is informele en sociale verbondenheid net zo van belang voor werkgeluk. Ook hierin is stilstaan, bespreken en bewustzijn belangrijk. Kiki: ‘Het is een stukje persoonlijk leiderschap. Bedenk wat je zelf doet om de verbinding met je collega’s te onderhouden.’

Dit kan door het overleg te starten met een check-invraag: wat houdt je momenteel bezig? Wat wil je van je af schudden? Zo krijg je een idee van hoe collega’s zich voelen, wat ze doen en waar ze zijn. Behalve zulke kleine momenten van onderling contact, blijven meer georganiseerde ontmoetingen ook belangrijk. Denk aan een lunch, sportdag of pubquiz. Kiki merkt op: ‘Het is echt meer een werkwoord geworden, het verbinden, dan dat het automatisch ontstaat.’

En dus dragen de BOOSTchamps enthousiast bij aan verbondenheid op de werkvloer. Ze willen verrassen met nieuwe perspectieven op een energieke manier. Hoe je samenwerking realiseert en het gedrag dat daarbij hoort versterkt, daarin hebben BOOSTchamps en Relevance elkaar gevonden. Ze slaan de handen ineen om eigentijds werken met praktische tools te ondersteunen in maatwerk leertrajecten. Leren en ontwikkelen kan niet zonder goed en plezierig samenwerken. Eigentijds werken vereist verbinding, en andersom.