Feedback: het kan een lastig aspect zijn van onze professionele relaties. Aan de ene kant zijn we graag kritisch om samen tot een optimaal resultaat te komen. Maar aan de andere kant kan kritiek op ons eigen werk frustratie veroorzaken. Daarom is een meester worden in het geven en ontvangen van feedback cruciaal voor het creëren van een open cultuur binnen je organisatie.
VodafoneZiggo heeft dit belang ook opgemerkt. Om hun medewerkers te helpen feedback te geven en te ontvangen, ontwikkelden we een training op maat, ter ondersteuning van hun verandermanagement. Samen richtten we ons op openheid, gedragsverandering en teamwork. Nynke Hagen, Culture & Engagement Manager bij VodafoneZiggo, en Marianne van Munster, Senior Trainer bij Relevance, bespreken dit mooie project.
Cultuur programma
VodafoneZiggo begint hun reis van het openstellen van hun bedrijfscultuur bij de eerste waarde van drie culturele waarden: 'Open Up'. Deze waarde is gericht op het creëren van een cultuur van openheid en verantwoordelijkheid, een plek waar medewerkers zich vrij voelen om feedback te geven en elkaar vragen te stellen. De andere twee waarden zijn 'Team Up' en 'Step Up'. Nynke zegt: "Onze bedrijfscultuur heeft een hoge prioriteit sinds de joint venture tussen Vodafone en Ziggo in 2017. Vanaf dat moment hebben we in het eerste jaar onderzocht waar we als bedrijf voor staan, waarna we ons in het tweede jaar hebben gericht op wat we weten over onze waarden." Door deze belangrijke stappen te zetten, was VodafoneZiggo in het derde jaar klaar om gedragsontwikkeling binnen het bedrijf in gang te zetten.
Voldoen aan de behoefte aan verandering
Het bedrijf voert meerdere keren per jaar een betrokkenheidsenquête uit onder zijn werknemers. Uit de resultaten bleek een sterke wens onder medewerkers om (cultuur)gedrag te verbeteren. VodafoneZiggo wilde op deze behoefte inspelen. Dit was zeker een goede oproep, aangezien de Covid-19 pandemie tegelijkertijd toesloeg. Het resultaat: een sterkere behoefte aan heldere communicatie en efficiënt teamwork dan ooit. "We begonnen met onszelf af te vragen welk gedrag we in onze bedrijfscultuur wilden versterken en prioriteit geven. Daar kwam de waarde van 'Open Up' om de hoek kijken," legt Nynke uit.
Marianne stelde voor om alle drie de waarden van VodafoneZiggo zichtbaar te verankeren in de leermodules. Ze zegt: "Wij geloven in het leveren van een betekenisvolle bijdrage om een organisatie te ondersteunen in hun strategische ontwikkeling en het vormgeven van partnerships in plaats van alleen het geven van een training." Nynke is het daarmee eens: "We werken samen bij het bedenken van manieren om te inspireren en gedrag te verbeteren. Relevance is voor ons een geweldige sparringpartner en inspiratiebron geweest."
Feedback in teams
"De training was erop gericht om een duidelijk onderscheid te maken in wat feedback is, en nog belangrijker, wat niet! Vervolgens oefenen we het 'hoe'," vertelt Marianne. "De trainingen werden gedaan vanuit een individueel perspectief, maar we leerden al snel dat we onze focus moesten verleggen naar het creëren van een feedbackcultuur binnen onze teams. Nu hebben meer dan 150 teams de training gevolgd. Deze teams variëren van technici en winkelpersoneel tot onze HR-directeur en zijn team. Door de feedbacktraining te volgen, leggen medewerkers de basis voor sterker teamwork en voelen ze zich gesterkt om te experimenteren. Precies deze vaardigheden zijn waar de andere twee waarden, 'Team Up' en 'Step Up' zich op richten.
"Het maakt niet uit of je goed bent in het geven van feedback als de ander het niet kan ontvangen. Zodra je de manier waarop je feedback ontvangt verbetert, is het niet meer belangrijk hoe andere mensen je feedback geven."
Marianne van Munster
Groot succes
"De training was op maat gemaakt voor ons, door Relevance. Elk team kreeg een andere inhoud, geplaatst in hun specifieke context," vertelt Nynke. "De reacties die we kregen waren ontzettend positief. Laatst vertelde iemand me dat hij zijn leerdoelen had bereikt. Hij legde uit dat hij van een slap kopje koffie naar een sterke espresso was gegaan!" Marianne vervolgt. "Ik zag ook dat een manager zichtbaar ontroerd was na onze training. Ze was oprecht ontroerd toen ze zag dat haar team zich openstelde." Deze prachtige voorbeelden werden ook weerspiegeld in de data die verzameld werden uit de uitgevoerde evaluaties en effectscans. Na afloop van de feedbacktraining beoordeelden mensen zichzelf gemiddeld twee punten hoger dan voordat ze de training volgden. Nynke voegt toe: "Ik hoor dat mensen zich meer op hun gemak voelen en het makkelijker vinden om één-op-één feedback te geven dan voorheen. Ze zijn nu veel meer geneigd om commentaar te geven op positieve aspecten in plaats van zich te richten op het negatieve. Deze prachtige ontwikkeling is volledig in lijn met onze nieuwe mindset van continu leren. We kijken ernaar uit om deze mindset ook in andere processen en programma's te verankeren, zoals leiderschapsontwikkeling en performance management."
Onbeperkt leren
Nu denken werknemers bij VodafoneZiggo over feedback in termen van "ondersteunend" en "ontwikkelingsgericht" in plaats van "positief" en "negatief". "Dit is een prachtige ontwikkeling, die volledig in lijn is met onze nieuwe mindset van continu leren", legt Nynke uit. "Om echt een cultuur te creëren waarin iedereen zich veilig voelt om open te spreken, verankeren we deze mindset ook in andere processen en programma's, zoals performance management en leiderschapsontwikkeling. Naast deze feedbacktraining hebben we nog honderden trainingsmodules en cursussen op het Archipel-platform, een zusterbedrijf van Relevance. Onze medewerkers hebben hier onbeperkt toegang toe."
"Werk je aan je bedrijfscultuur? Veranker je waarden in alles wat je doet en betrek mensen uit het hele bedrijf om een nieuwe norm te creëren."
Nynke Hagen
De toekomst veiligstellen
Want zoals we allemaal weten: het leerproces houdt nooit op. Daarom hebben medewerkers van VodafoneZiggo naast deze feedbacktraining onbeperkt toegang tot honderden trainingsmodules op het platform Archipel, een zusterbedrijf van Relevance. Ondertussen blijven Nynke en Marianne nadenken over manieren om de feedbacktraining uit te breiden door extra modules of opfrissers te organiseren. "We onderzoeken hoe we feedback vanuit alle mogelijke invalshoeken kunnen geven", legt Nynke uit. Managers worden gefaciliteerd door op maat ontwikkelde praktische tools, die hen helpen om hun leiderschapsvaardigheden te optimaliseren, hun teamleden te inspireren en hen te helpen feedback te geven."
Tegen elke organisatie die aan haar cultuur wil werken, zou Nynke willen zeggen: "Veranker je waarden in alles wat je doet. Betrek mensen uit het hele bedrijf erbij. Kiezen voor een op zichzelf staande trainingsmodule en verwachten dat het effect heeft, is niet voldoende. Zorg ervoor dat je het leerproces voortzet nadat de training is afgelopen, zodat nieuw gedrag de norm wordt."
Bent u geïnteresseerd in het creëren van een meer open bedrijfscultuur?
